Việc đăng ký giấy phép kinh doanh là một bước quan trọng và cần thiết để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Hiện nay, thay vì nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh, bạn có thể đăng ký kinh doanh online. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước đăng ký giấy phép kinh doanh online, từ việc chuẩn bị hồ sơ đến khi nhận được giấy phép.

1.1. Hai cách đăng ký giấy phép kinh doanh

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

• Nộp hồ sơ qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

1.2. Khi nào phải đăng ký giấy phép kinh doanh online?

• Bạn có thể chọn đăng ký kinh doanh trực tuyến nếu không có điều kiện đến nộp trực tiếp tại phòng đăng ký kinh doanh.

• Hiện nay, đa số tỉnh thành đều áp dụng hình thức nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng. Các tỉnh/thành lớn như TP. HCM, Hà Nội, Bình Dương… bắt buộc áp dụng hình thức nộp hồ sơ online mà không nhận hồ sơ bản giấy. Do vậy, bạn cần liên hệ với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi thực hiện thủ tục xin giấy phép kinh doanh để tránh mất thời gian.

• Trước khi làm thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh online, bạn cũng phải lưu ý các điều kiện để thành lập doanh nghiệp như loại hình, cách đặt tên, ngành nghề kinh doanh.

2.1. Việc cần làm trước khi nộp hồ sơ

• Tạo tài khoản đăng nhập mới tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Đăng nhập tài khoản (sau khi tài khoản được kích hoạt thành công).

• Xin cấp tài khoản đăng ký kinh doanh (nhập thông tin cá nhân và đính kèm các giấy tờ chứng thực).

• Đợi Bộ KH&ĐT gửi email xác nhận thông báo đăng ký tài khoản kinh doanh thành công.

2.2. Chuẩn bị hồ sơ

• Điều lệ công ty.

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

• Danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần).

• Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên).

• Văn bản ủy quyền/bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ/bản sao phiếu gửi hồ sơ (trường hợp người nộp hồ sơ không phải đại diện pháp luật).

• Bản sao chứng thực cá nhân hợp lệ của các thành viên, đại diện pháp luật và người được ủy quyền nộp hồ sơ.

2.3. Các bước nộp hồ sơ online

1. Truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và đăng nhập tài khoản đã đăng ký.

2. Kê khai đầy đủ thông tin và tải văn bản điện tử.

3. Ký xác thực bằng 2 cách: sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số (token).

4. Thực hiện thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý: Trường hợp ủy quyền để thực hiện thủ tục nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh thì trong văn bản ủy quyền phải có thông tin liên hệ của người ủy quyền để xác thực việc nộp hồ sơ.

2.4. Nhận kết quả

• Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh, người nộp hồ sơ sẽ nhận được giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

• Trong vòng 3 ngày làm việc (kể từ ngày nộp hồ sơ, không tính ngày nộp, thứ 7, chủ nhật, ngày lễ, tết), nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy phép kinh doanh và thông báo với doanh nghiệp về việc cấp giấy phép.

• Nếu hồ sơ không hợp lệ, phòng đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ và tiến hành nộp lại.

Lưu ý: Thời gian để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký kinh doanh online là 60 ngày kể từ ngày phòng đăng ký kinh doanh gửi thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Nếu quá 60 ngày, cơ quan này sẽ hủy hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trên hệ thống.

3.1. Ưu điểm

• Tiết kiệm chi phí và thời gian đi lại.

• Hạn chế tình trạng quá tải hồ sơ tại Bộ phận Một cửa.

• Tối ưu việc quản lý thông tin doanh nghiệp tại cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Chủ động thời gian nộp hồ sơ, không phụ thuộc vào thời gian làm việc của cơ quan hành chính.

• Không phải nộp hồ sơ bản giấy sau khi hồ sơ online được duyệt.

• Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được gửi online.

• Hạn chế quy trình in ấn, trình ký, đóng dấu... khi người nộp làm thiếu, làm sai hồ sơ do chưa có kinh nghiệm.

3.2. Nhược điểm

• Người nộp hồ sơ mới tiếp xúc với việc đăng ký kinh doanh online lần đầu sẽ cần thời gian để tìm hiểu kỹ hơn các bước thực hiện.

• Khi nhận kết quả giấy phép kinh doanh, người nộp hồ sơ vẫn phải đến lấy trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

4.1. Có bắt buộc đăng ký giấy phép kinh doanh online?

Không. Doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa 2 hình thức nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Hầu hết các tỉnh/thành đều đã áp dụng hình thức nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh online. Trong đó, các tỉnh/thành lớn như TP. HCM, Hà Nội, Bình Dương… chỉ nhận hồ sơ qua mạng mà không còn nhận hồ sơ bằng bản giấy nữa.

4.2. Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng bằng mấy cách?

Gồm 2 cách: sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc sử dụng chữ ký số công cộng (token).

4.3. Đăng ký giấy phép kinh doanh trực tuyến tại trang web nào?

Bạn truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và làm theo các bước thủ tục đăng ký.

4.4. Xin giấy phép kinh doanh online trong bao lâu?

Trong vòng 3 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Ngược lại, nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện, cơ quan này sẽ gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

4.5. Ưu, nhược điểm khi đăng ký kinh doanh qua mạng?

• Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian, chi phí; chủ động trong việc nộp hồ sơ vì không phụ thuộc vào giờ làm của cơ quan đăng ký kinh doanh; hạn chế tình trạng quá tải khi nộp và tiếp nhận hồ sơ; không cần phải nộp thêm hồ sơ bản gốc; nhận giấy biên nhận trực tuyến.

• Nhược điểm: Mất thời gian tìm hiểu các bước thực hiện đối với người mới tiếp xúc với hình thức nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh online; khi nhận kết quả giấy phép kinh doanh, người nộp hồ sơ vẫn phải đến nhận trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

4.6. Làm giấy phép kinh doanh online có mất tiền không?

Có. Bạn phải thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp. Để thuận tiện và tiết kiệm thời gian, bạn có thể tham khảo các dịch vụ hỗ trợ đăng ký giấy phép kinh doanh online.